Para mim é fácil dizer: Reorganize a forma como utiliza o seu tempo tornar-se-á mais eficiente e eficaz. Mas como pode fazê-lo se não souber exactamente como o utiliza?
Espero que saiba, mais ou menos, aquilo que faz com o seu tempo em cada dia da semana. Por exemplo, pode dizer-me que no sábado se levanta, toma o pequeno-almoço, vai ás compras, visita a tia Joana, almoça, vai nadar, janta, vai ao cinema e deita-se. Mas pode dizer-me quanto tempo despende em cada uma destas actividades? E em relação a todas aquelas pequenas tarefas que preenchem o seu dia, por exemplo, ler jornais, beber café, conversar com os amigos - consegue recordar-se quais foram e quanto tempo despendeu nelas?
Tem, por dia, apenas a mesma quantidade de tempo que todos nós - 24 horas. Até que saiba exactamente o que faz com essas 24 horas, não pode avaliar onde é possível reorganizar e poupar tempo. A única maneira de descobrir o que realmente faz durante o dia, e quanto tempo despende nisso, é mantendo um registo horário.
Manter um registo horário
Um registo, neste caso, é uma contabilização de como aplica o seu tempo em ada dia. O modo fácil é anotal o inicio e o final de tudo o que faz, desde que se levanta, até que se deita. Assim, o seu registo horário poderá ser semelhante a este:
07h acordar
07h05m Duche
07h10m Lavar os dentes e vestir-se
07h20m Pequeno Almoço
07h45m sair para o emprego
08h30mChegar ao emprego
08h35m café e jornal
08h50m Ler email's
Se para si, dividir o dia assim pormenorizadamente é tempo mal gasto anote em forma de rascunho o inicio de cada actividade e quanto tempo demorou, por exemplo duche - aproximadamente 7m30segundos.
É óbvio que o anterior horário pormenorizado ajudaria mais, mas qualquer indicação de como despende o seu tempo será útil.
Não se esqueça de incluir tempos aparentemente mortos ou actividades como lanchar, conversar, telefonar, ler, entre outras.
Não necessita manter este tipo de registos horário durante quinze dias, como há quem sugira. Não tem tempo para isso, nem o tem a maioria das pessoas. Algumas dias será suficiente. Se mantiver uma agenda de trabalho, poderá avaliar o seu registo horário por alguns dias a partir da mesma, complementando os registos pormenorizados.
Independentemente da forma como registar o horário, tente ser o mais honesto possível. Inclua tudo aquilo que faz, por mais estranho que pareça. Se não for honesto, não conseguirá perceber onde se esgota o seu tempo.
No emprego, inclua telefonemas, compromissos, interrupções, reuniões, tratar de papelada, projectos, escrever, planear tempo, assim como todas as actividades menores que preenchem o seu dia de trabalho.
Comente cada uma. Descreva como se sentiu, se foi ou não eficaz, se contribuiu para uma das suas metas e como pode ser melhorado.
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